Elektronische Signatur: Welche Stufe reicht für deinen Vertrag?

Drei Stufen, eine Verordnung

EUDie eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 gilt in Deutschland und Österreich unmittelbar. Sie unterscheidet drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur sind Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10). Dazu zählen ein eingescannter Namenszug unter einer PDF oder ein Klick auf „Unterschreiben“ in einem Signaturwerkzeug.

EUDie fortgeschrittene elektronische Signatur muss vier Anforderungen erfüllen (Art. 26): Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, sie ermöglicht seine Identifizierung, sie wird mit Daten erstellt, die er mit hohem Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und sie ist so mit dem Dokument verbunden, dass eine spätere Änderung erkennbar ist.

EUDie qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht (Art. 3 Nr. 12). Dafür identifizierst du dich vorher bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

Was die Stufen rechtlich bewirken

EUEiner elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an die qualifizierte Signatur nicht erfüllt (Art. 25 Abs. 1). Auch eine einfache Signatur kann also einen Vertrag wirksam machen.

EUNur die qualifizierte elektronische Signatur hat ausdrücklich die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2). Das ist der Unterschied, auf den es ankommt, sobald eine bestimmte Form vorgeschrieben ist.

Wann du die qualifizierte Signatur brauchst

Die Frage lautet immer: Verlangt das Gesetz oder dein Vertrag Schriftform? Wenn nicht, reicht jede Stufe, die du im Streitfall beweisen kannst.

DEIst die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben, kann sie durch die elektronische Form ersetzt werden. Dafür fügt der Aussteller seinen Namen hinzu und versieht das Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur. Bei einem Vertrag signieren beide Seiten jeweils ein gleichlautendes Dokument (§ 126a BGB).

DEAnders ist es bei einer Form, die ihr selbst vereinbart habt. Ist die elektronische Form nur vertraglich vereinbart, genügt im Zweifel auch eine andere als die qualifizierte Signatur (§ 127 Abs. 3 BGB). Bei vereinbarter Schriftform reicht im Zweifel die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2 BGB). Lies deshalb die Schriftformklausel im Rahmenvertrag, bevor du entscheidest, wie du Nachträge unterschreibst.

ATEine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt das rechtliche Erfordernis der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB (§ 4 Abs. 1 SVG). Vereinbarte Formvorschriften bleiben davon unberührt, auch hier entscheidet also zuerst, was ihr im Vertrag geregelt habt.

Beweiswert: die eigentliche Frage im Einkauf

Bei den meisten Lieferverträgen geht es seltener um die Form und öfter um den Beweis. Wenn der Lieferant später bestreitet, eine Änderung der Haftungsgrenze unterschrieben zu haben, hilft dir eine Signatur, die Person und Dokument sicher verbindet. Genau das leistet die fortgeschrittene Stufe mit ihrer Identifizierung und dem Schutz gegen nachträgliche Änderungen.

Als Faustregel für den Einkauf: Für Bestellungen und kleine Abrufe reicht, was dein System ohnehin macht. Für Verträge, bei denen viel Geld an einzelnen Klauseln hängt, etwa eine Maschine mit Haftungsgrenze und Vertragsstrafe, lohnt mindestens die fortgeschrittene Signatur. Die qualifizierte Signatur setzt du dort ein, wo Schriftform verlangt ist.

So gehst du vor

Kläre vor dem Versand, welche Form der Vertrag selbst verlangt, und stimme die Signaturstufe mit dem Lieferanten ab. Nutze für die qualifizierte Signatur einen Anbieter, der auf der EU-Vertrauensliste steht. Achte darauf, dass beide Seiten dieselbe Fassung signieren, und lege die signierte Datei mit dem Prüfprotokoll des Signaturwerkzeugs ab.