Kurz gesagt: Bei einer Investition kommt der Vertrag zuletzt, wenn Lieferant, Preis und Liefertermin schon stehen und der Projektstart wartet. Genau dann ist der Einkäufer allein und unterschreibt unter Zeitdruck. Wer die fünf teuren Klauseln (Abnahme, Gewährleistung, Pönale, Haftungsdeckel und Zahlungsplan) vorbereitet öffnet, verhandelt noch.
Der Lieferant ist ausgewählt.
- Preis, Lieferzeit und Umfang sind vereinbart.
- Die Technik hat die Maschine geprüft.
- Die Geschäftsführung hat genickt.
Es fehlt nur noch der Vertrag. Und mit dem Vertrag beginnt der Teil des Projekts, für den im Projektplan keine Zeile vorgesehen war.
Das ist der Einstiegsfall, den wir in den rund 15 Gesprächen mit Einkäufern immer wieder gehört haben, auf denen PUR aufbaut:
- Eine Investition mit Losgröße eins, meist eine Maschine, manchmal ein Stapler oder ein Dienstwagen.
- Ein Betrieb mit einem Einkauf von zwei bis zehn Leuten.
- Keine Rechtsabteilung, oder eine, die für diesen Vertrag keine Zeit hat.
Warum kommt der Vertrag bei einer Investition immer zuletzt?
Der Vertrag kommt zuletzt, weil er in der Logik des Projekts zuletzt kommt. Zuerst wird die Maschine gesucht, dann verglichen, dann der Preis verhandelt.
Der Vertrag ist der Abschluss, und er wird behandelt wie einer: eine Formalität, die man erledigt, wenn alles andere steht.
Der Entwurf kommt vom Lieferanten. Er kommt aus einer Rechtsabteilung oder von einem Anwalt, der diesen Text schon oft verhandelt hat. Jede Klausel darin hat einen Grund, und der Grund liegt auf der Seite des Lieferanten. Das ist seine Aufgabe.
Auf der anderen Seite sitzt der Einkäufer. Er kennt den Betrieb, die Maschine, den Preis. Er kennt nicht die Klausel zur Haftungsdeckelung, die im Entwurf auf Seite zwölf steht, und er weiß nicht, ob die Formulierung zur Abnahme üblich ist oder ein Problem.
Er vertritt in diesem Moment die ganze Firma. Und er ist allein.
Was passiert, während der Vertrag beim Einkäufer liegt?
Also liest er. Er markiert Stellen. Dann beginnt das Fragen:
- Er schickt den Entwurf an die Technik mit der Bitte, ihn zu prüfen, und die Technik hat gerade eine Inbetriebnahme woanders.
- Er fragt beim Lieferanten nach, was eine Formulierung bedeutet, und bekommt eine freundliche Antwort, die nichts ändert.
- Er fragt die Geschäftsführung, ob eine Pönale in dieser Höhe in Ordnung ist, und die Geschäftsführung fragt zurück, was üblich sei.
Aus einer Woche werden mehrere. Die Maschine steht in dieser Zeit beim Lieferanten. Die Produktion plant um sie herum.
Und der Lieferant fragt in regelmäßigen Abständen nach, wann er mit der Unterschrift rechnen kann. Er weiß, dass der Projektstart wartet, und jede Nachfrage erhöht den Druck ein wenig.
Am Ende unterschreibt der Einkäufer. Meist mit einigen Änderungen, oft nicht mit denen, die am meisten wert gewesen wären.
Wer unter Zeitdruck unterschreibt, verhandelt nicht mehr. Er schließt ab.
Welche Klauseln in einem Maschinenvertrag kosten am meisten Geld?
Es sind selten die exotischen Klauseln, die einen Betrieb später Geld kosten. Es sind die fünf, die in fast jedem Investitionsvertrag stehen.
- Abnahme. Sie legt fest, ab wann die Maschine als geliefert gilt. Ab diesem Tag läuft die Gewährleistung, ab diesem Tag wird die letzte Rate fällig, ab diesem Tag ist ein Ausfall das Problem des Betriebs.
- Gewährleistung. Sie sagt, wie lange und für was der Lieferant nachbessern muss. Eine kurze Frist, die mit der Anlieferung beginnt, kann abgelaufen sein, bevor die Maschine im Dreischichtbetrieb gezeigt hat, was sie kann.
- Pönale. Sie regelt, was ein verspäteter Liefertermin kostet. Ohne sie ist eine Verspätung für den Lieferanten folgenlos, mit ihr wird sie zur Rechenaufgabe.
- Haftungsdeckel. Er begrenzt, wofür der Lieferant im Schadensfall einsteht. Ein niedriger Deckel bei einer Maschine, die die ganze Linie stoppt, reicht nicht.
- Zahlungsplan. Er legt fest, wann welcher Anteil fällig ist. Wer viel vorab zahlt, hat in der Abnahme wenig in der Hand.
Über keine dieser Klauseln muss ein Einkäufer juristisch sprechen. Er muss wissen, was sie den Betrieb kosten, was sie ihm abverlangen und wo er nachgeben kann.
Das ist eine kaufmännische Frage. PUR gibt keine Rechtsberatung, und wir sagen das auch so. Die Fragen zu Haftung und Gewährleistung beim Maschinenkauf haben wir in einer Checkliste gesammelt.
Wie bereitet sich ein Einkäufer ohne Rechtsabteilung auf die Verhandlung vor?
Den Unterschied zwischen dem Einkäufer und dem Verkäufer macht selten die Klugheit. Meist macht ihn die Vorbereitung.
Der Verkäufer weiß vor dem ersten Termin, welche Klausel er verteidigt, welche er tauscht und welche er fallen lässt. Diese Liste kommt aus vielen Verhandlungen davor. Der Einkäufer hat diese Liste nicht.
PUR baut genau diese Liste für die Einkaufsseite:
- Du lädst den Vertragsentwurf hoch, ohne Integration und ohne IT.
- PUR zeigt dir zu jeder Klausel, wo du angreifbar bist, welche Position üblich ist und welche du vertreten solltest, in Betriebssprache.
- Klauseln, die dich schlechter stellen als üblich, sind rot markiert.
- Was im Vertrag fehlt, ist lila markiert, denn Lücken sind schwerer zu sehen als schlechte Klauseln.
Unser Versprechen beim ersten Vertrag ist Geschwindigkeit, und nur das. Aus Wochen wird ein Nachmittag.
Gemessen ist das noch nicht. PUR ist neu, und einen Referenzkunden, der das bestätigt, gibt es noch nicht. Die Vorschau auf die Analyse am eigenen Vertrag ist kostenlos, damit jeder Einkäufer den Beweis selbst führen kann, bevor er etwas bezahlt.
Wann sollte ein Einkäufer den Lieferantenvertrag prüfen?
Der richtige Moment ist der, in dem der Lieferant feststeht und der Entwurf im Postfach liegt.
- Davor gibt es nichts zu prüfen.
- Danach wird die Zeit knapp, und mit der Zeit geht die Position.
Im letzten Quartal des Jahres wird knapp, was im Budget steht und noch nicht bestellt ist. Wenn die Maschine noch heuer kommen soll, entscheidet sich das jetzt am Vertrag.
Wer ihn vorbereitet öffnet, verhandelt. Wer ihn unvorbereitet öffnet, liest.
Der Vertrag kommt zuletzt. Er muss nicht alles aufhalten.
Häufige Fragen
Was bedeutet die Abnahme in einem Maschinenvertrag?
Die Abnahme legt fest, ab wann die Maschine als geliefert gilt. Ab diesem Tag laufen meist die Gewährleistung und die letzte Rate, und ein Ausfall ist das Problem des Betriebs. Deshalb lohnt es sich, genau zu lesen, woran die Abnahme geknüpft ist.
Brauche ich eine Rechtsabteilung, um einen Lieferantenvertrag zu verhandeln?
Für die kaufmännischen Fragen meistens nicht. Ein Einkäufer muss wissen, was eine Klausel den Betrieb kostet, was sie ihm abverlangt und wo er nachgeben kann. Für echte Rechtsfragen bleibt die Anwältin oder der Anwalt zuständig, PUR ersetzt sie nicht. Welche Fragen du jedem Vertrag stellen solltest, steht in unserer Checkliste zum Lieferantenvertrag.
Wie schnell bin ich mit PUR verhandlungsfähig?
Unser Versprechen beim ersten Vertrag ist, dass aus Wochen ein Nachmittag wird. Gemessen ist das noch nicht, einen Referenzkunden gibt es noch nicht. Die Vorschau der Analyse am eigenen Vertrag ist kostenlos.